Immer wieder wird uns die Frage gestellt, wofür man bei solch einem Treffen 20,- EUR Eintritt bezahlen soll. Deshalb möchten wir hier einen kleinen Einblick in die Organisation des Elefantentreffens geben.
Das gesamte Jahr über beschäftigt sich ein kleiner Kreis in seiner Freizeit mit dem nächsten Treffen. Plaketten werden bestellt, das Programmheft erstellt, Helfer gesucht, Pressemitteilungen verschickt, Versicherungen und Pachtverträge ausgehandelt. Diese Organisationsarbeiten bringen schon die ersten Ausgaben, noch bevor der erste Teilnehmer auf dem Gelände eingetroffen ist. Da der BVDM ein gemeinnützig arbeitender Verein ist, schließt sich ein Entgeld für den Zeitaufwand aus, aber Telefon-, Fax-, Fahrt- und Kopierkosten erreichen bei solch einer Veranstaltung eine Höhe, die keiner mal so eben privat vorstreckt.
Richtig los geht es eine Woche vor dem Treffen. Zäune und Toiletten werden gemietet und aufgestellt, wenn nötig der Schneeräumer bestellt, Hinweisschilder angebracht, Müllcontainer geordert, Strom und Wasser gelegt und die Telefonzelle installiert. Trotz kräftigem Einsatz der eigenen Leute geht dies nicht ohne bezahlte Hilfe aus der Umgebung. Im Laufe der Woche steigt die Helferzahl von 10 auf über 120 Personen an, die von uns verpflegt werden.
Von außen erreichen uns jetzt Forderungen für den 72-Stunden-Dienst von Feuerwehr und Rotem Kreuz, Straßenräumdienst, Genehmigungen und Versicherungen. Der Aufwand für Strom- und Wasserversorgung ist im Laufe der Jahre durch Investitionen in das Gelände reduziert worden. Trotzdem gilt es jedes Jahr alles instand zu setzen oder zu ergänzen. Die Wartung der Feuerlöscher und die Installation von Beleuchtung und Lautsprecheranlage erfordern eine Menge Zeit und Geld.
Nach dem Treffen geht es weiter: Strom- und Wasserrechnungen gehen ein, die Grundbesitzer bekommen ihre Pacht und der Müll muss gesammelt und entsorgt werden. Dies ist Handarbeit, die von Deinem Eintritt bezahlt werden muss. Besonders Zelthäringe und Glasscherben bereiten Probleme, weil das Gelände im Sommer wieder als Weidefläche genutzt wird. Hinzu kommen Schäden an Straßenschildern, Zäunen oder Privateigentum, die von uns beglichen werden.
Wir meinen: Im Verhältnis zum Aufwand, den wir betreiben und dem Spaß, den Ihr auf dem Elefantentreffen habt, sind 20,- EUR durchaus nicht zuviel. Jeder, der schon einmal ein Motorradtreffen organisiert hat, ist bemüht seine Veranstaltung mit einem Plus abzuschließen. Das finanzielle Risiko des Elefantentreffens ist jedoch um ein vielfaches höher als bei einem kleinen Sommertreffen. Starker Schneefall oder Eisregen wie 1996 haben gleich doppelte Auswirkungen. Zum einen kommen weniger Teilnehmer und gleichzeitig steigen die Kosten für Räum- und Straßendienst. Ein- bis zweitausend Teilnehmer weniger gehen da schnell an die finanzielle Deckungsgrenze. Von allen Einnahmen sind wir mehrwert- und körperschaftssteuerpflichtig, was die Gesamtsumme nochmals erheblich verringert. Eventuelle Überschüsse des Elefantentreffens werden satzungsgemäß für die vielfältigen Aktivitäten des BVDM verwendet.
Dein Beitrag zur Sicherung des Elefantentreffens und des jetzigen Eintrittspreises von 20,- EUR besteht darin, Müll zu vermeiden und keine unnötigen Schäden zu verursachen.
